Service Public
de l'administration togolaise

Si vous êtes un particulier, allez sur la page « Particuliers » ou allez sur la page « Professionnels » si vous êtes une entreprise.

- Cliquez ensuite sur « Créer un compte » en haut à droite de votre page web

- Vous accédez au formulaire d’enregistrement pour la création du compte sur lequel vous devez fournir un certain nombre d’information comme :

• Vos nom et prénoms
• Votre genre
• Votre date de naissance
• Votre adresse email (c’est l’adresse avec laquelle vous comptez vous connecter au site. C’est aussi l’adresse sur laquelle les codes d’accès à votre compte ainsi que les différentes notifications vous seront envoyés)
• Votre numéro de téléphone (tout comme votre adresse e-mail, il est important que ce numéro soit perenne et durable parce les codes d’accès à votre compte ainsi que les différentes notifications vous seront envoyées sur ce numéro)
• Votre pièce d’identité
• Votre mot de passe.
• Cliquez sur créer pour que la création de compte soit effectué, il vous faut accepter les Conditions générales d’utilisation (CGU) du site qui posent les règles de conduite sur le site, présente les limitations de garanties et de la responsabilité, les dispositions relatives aux droits de propriétés intellectuelles, et aux données à caractère personnel, etc.

Pour vous connecter et accéder à votre espace personnel, il vous faut d’abord créer un compte.

Une fois le compte créé, vous pouvez accéder à la page de connexion, en cliquant sur le bouton vert "Se connecter" en haut à droite de la page, puis vous renseignez vos informations de connexion.

Un code d’authentification vous sera envoyé sur votre numéro de téléphone pour vous permettre d’accéder à votre espace personnel. Ce code d’authentification permet d’assurer qu’une tierce personne ne puisse accéder à votre espace.

Une fois connecté au compte service-public.gouv.tg, vous pouvez à tout moment vous déconnecter en cliquant sur le lien « Se déconnecter » en haut à droite du site web. Attention, sur les appareils mobiles votre adresse de courriel se trouve dans le menu dépliable en haut de page, Cliquer ensuite sur le bouton "Déconnexion".

Pour les particuliers Sur service-public.gouv.tg, tout utilisateur individuel peut créer un espace personnel qui leur permet d’effectuer en ligne leurs démarches, d’en suivre l’évolution, de constituer un historique des démarches effectuées et de garder au sein d’un espace centralisé une sorte d’archive des documents partagés avec administrations ou reçus des administrations. Pour les professionnels L’espace professionnels proposent les mêmes fonctionnalités que le compte citoyen, mais il est essentiellement réservé aux entreprises, petites, moyenne ou grande.

L’objectif principal ici poursuivi est de faciliter le parcours du citoyen et de l’entreprise en termes de recherche d’informations et d’accès aux services publics digitalisés.

« service-public.gouv.tg » est une plateforme gouvernementale dont la vision est de fournir aux citoyens et entreprises un portail unique centralisé pour accéder à l’ensemble des services digitalisés fournies par l’Etat togolais, à travers ses administrations ou sociétés d’Etat, le cas échéant.

C’est une plateforme à la fois informationnelle et transactionnelle. Elle fournit des informations sur les démarches administratives tout en précisant si ces dernières sont déjà intégrées ou pas à la plateforme nationale des services publics digitalisés. « service-public.gouv.tg » offre à l’usager la possibilité de faire une partie et si possible l’ensemble du parcours pour une demande en ligne, selon les prédispositions technologiques du fournisseur de services. Le portail « service-public.gouv.tg » est supporté par un dispositif informatique qui met à la disposition des administrations des modules communs pour a minima digitaliser leur formulaire et de les rendre disponibles en ligne (pour les administrations plus au moins conservatrices). La plateforme offre aussi des fonctionnalités de prise de rendez-vous, de paiements, de génération de devis et toute une panoplie d’outils pour les administrations progressistes.

En cas d'oubli de votre mot de passe, vous avez la possibilité d'en créer un nouveau. Pour cela, rendez-vous sur la page de connexion et cliquez sur le lien "Mot de passe oublié ", puis suivez la procédure.

L’ancienne plateforme service-public était une plateforme dont la mission première était de fournir des informations sur les procédures administratives. La nouvelle plateforme offre la possibilité à l’usager de créer un compte, d’accéder à son espace personnel, de remplir un formulaire en ligne, de prendre un rendez-vous en ligne le cas échéant, de faire le suivi des demandes, de recevoir un devis, de payer, d’avoir un historique des transactions effectués et de garder au sein du porte-documents intégré à l’espace personnel de l’utilisateur, l’ensemble des documents que le citoyen aurait échangés avec l’administration.

Le Permis de Construire électronique est un système automatisé utilisé pour approuver électroniquement les plans présentés par des architectes à travers un portail Web. Les architectes sont en mesure de soumettre leurs demandes de Permis à travers le système pour que les Chargés de Permis de Construire basés aux Services de la Commune de Lomé et de la Préfecture du Golfe puissent approuver électroniquement les propositions de construction à travers les dossiers soumis.

Certains des documents qui seraient nécessaires lors de la présentation d'une demande de Permis de Construire. Il s’agit de :

1. Les documents de propriété (Titre Foncier, Certificat Administratif, Confirmation de Vente, Certificat de non opposition ni appel, Attestation Foncière, Plan Parcellaire Visé ;
2. Devis descriptif et Estimatif ;
3. Plan de masse des constructions ;
4. Plans du projet de construction (niveau, façade, coupe) ;
5. Plan des fosses septiques et puisards.

Un certificat de Propriété est un document délivré par un organisme gouvernemental ou d'un bâtiment département local certifiant la conformité d'un bâtiment avec des codes de construction applicables et d'autres lois, et indiquant qu'il est dans un état convenable pour une occupation.

Les architectes peuvent être en mesure de suivre les différentes étapes de leurs dossiers.

Ils peuvent se connecter dans le système avec leurs compétences (nom utilisateur/mot de passe) et être en mesure de voir le niveau d’évolution de leurs dossiers par exemple si le dossier a été rejeté ou encore la durée (en jour) du dossier dans le système.

Le système génère un numéro unique pour chaque dossier par lequel l’architecte peut être en mesure de le suivre : par exemple TG-PC-ML-AAA001 ou TG-PC-PG-AAA001, selon que le dossier ait été soumis à la Mairie de Lomé ou à la Préfecture du Golfe. Le système peut également être en mesure de notifier / envoyer une notification à l'architecte par le biais de messages texte (sms) et/ou e-mail par l'instance chargée de l’étude du dossier. Cela dépend de la façon dont l'architecte a choisi de recevoir les notifications.

Les demandes peuvent être diffusées simultanément ou consécutivement.

Circulation simultanée

• Les examinateurs peuvent accéder au dossier et faire des commentaires dans le même temps.

Circulation consécutive

• Les examinateurs peuvent accéder au dossier une à la fois et d'une manière structurée. Le dossier se déplace d'une étape à l'autre d'une manière séquentielle jusqu'à ce qu'il soit approuvé par tous les Agents censés voir le dossier.

Un Agent ne peut pas être en mesure de modifier le commentaire d'un autre Agent. Un Agent ne peut être en mesure d'afficher les commentaires sans apporter de modifications. Un Agent ne fait des commentaires que sur sa page de commentaires.

Les Service impliqués dans le Système d’Octroi de Permis de Construire comprennent :

• La Direction des Services Techniques de la Mairie de Lomé ;
• La Direction des Services Techniques de la Préfecture du Golfe ;
• La Direction Générale de l’Urbanisme et de l’Habita
• Le Corps des Sapeurs-Pompiers ;
• Les Architectes.

Les dossiers passent par tous les Services concernés en fonction de leurs complexités ou non. Les dossiers plus complexes seront attribués à tous les Services pour un examen technique. Exemple : Le Corps des Sapeurs-Pompiers.

Comme la demande passe par les contrôleurs, le système compile l'application en pourcentage car il passe par le réviseur suivant. Lorsque tous les contrôleurs ont commenté le dossier, le système marque 100%. Ce qui signifie que tous les services ont eu à étudier le dossier et ont éventuellement fait des commentaires sur la feuille de commentaires.

Si un dossier en cours d’étude ne réussit pas alors la demande est renvoyée au soumissionnaire pour compléter le dossier en se référant au commentaire. Le soumissionnaire est averti soit par e-mail et/ou SMS.

Le Système d’Octroi du Permis de Construire donne une option au soumissionnaire pour recevoir des notifications par SMS ou par e-mail. La notification peut être envoyée quand le dossier souffre d’insuffisances ou lorsque la demande du Permis de Construire a été approuvée.

Une fois qu'une demande a été présentée par un contrôleur avec des commentaires, il / elle ne peut pas modifier la demande. Le contrôleur ne peut être en mesure d'afficher le dossier sans avoir à éditer la feuille de commentaires.

Le Système d’Octroi de Permis de Construire permet aux utilisateurs de télécharger que des fichiers aux formats .pdf, .doc .mpeg, .txt et autres, sauf pour les fichiers .exe, .bat, et d'autres types de fichiers qui constituent une menace pour les systèmes en ligne.

Un rapport Agenda est l’ensemble des dossiers qui ont été soumis, contrôlés et approuvées. Cela peut constituer un document de base pour une réunion. Les dossiers seront examinés lors de la réunion et les commentaires donnés par chaque acteur seront discutés et la conclusion déterminera si la demande sera approuvée ou rejetée.

Le système est capable de sélectionner un autre contrôleur dans le même service pour examiner la demande. Les retards sont ainsi évités dans l'approbation ou le rejet d'une demande présentée.